Leitfaden für den Abschluss internationaler Kooperationen

Der Abschluss eines Partnerschaftsvertrags auf Universitätsebene setzt in der Regel Kontakte von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern mehrerer Fakultäten und/oder Instituten zu dem internationalen Kooperationspartner voraus. Fakultätsübergreifende Verträge können auch aus strategischen Gründen geschlossen werden.

Welche Kriterien sollten für den Abschluss einer Kooperation auf Universitätsebene erfüllt werden?

• Geeignete Partner sind international renommierte ausländische Einrichtungen;
• die Zusammenarbeit muss auf eine Dauer von mindestens fünf Jahren tragfähig sein;
• Sicherstellung einer mindestens mittelfristigen Finanzierungsperspektive,
• Kooperation zwischen mindestens zwei Fakultäten oder Instituten der Universität in Forschung und Lehre,
• geplanter fachgebundener Wissenschafts-, Forschungs-, Dozentinnen-/Dozenten- und Studierendenaustausch.

Auf welche weiteren Aspekte sollte man bei der Auswahl der Kooperationspartner achten?

Aufgrund von begrenzten Ressourcen empfiehlt es sich, bei der Wahl der Kooperationspartner darauf zu achten, dass die angestrebte Zusammenarbeit zur weiteren fachlichen Profilierung der Universität beitragen kann. Eine Konzentration auf Partner mit besonderer strategischer Bedeutung ist ratsam.

Welche Verfahrensschritte sind zum Abschluss eines Vertrages auf Hochschulebene notwendig?

Für die Durchführung der Vertragsschließung ist das Rektorat – unter der Federführung durch das Referat Internationales - in Zusammenarbeit mit den beteiligten Fakultäten zuständig. Das  Referat Internationales koordiniert auch die Berichterstattung an die Hochschulgremien.

Ist mit der Unterzeichnung von Kooperationsvereinbarungen eine finanzielle Unterstützung?
Mit der Vertragsunterzeichnung ist keine finanzielle Unterstützung verbunden.

Nach juristischer Prüfung des Vertragsentwurfs wird der Antrag dem Rektor durch das Referat Internationales vorgelegt. Stimmt er dem Vertragsentwurf zu, erhält das Referat Internationales die unterzeichnete Vertragsvorlage. Nach Vertragsunterzeichnung durch die Partnerhochschule ist dem Referat Internationales der Originalvertrag zuzusenden.

Der Abschluss einer Kooperationsvereinbarung auf Fakultätsebene ist immer dann ratsam, wenn nur eine Fakultät an einer Kooperation mit einer Fakultät oder einem Institut des internationalen Partners interessiert ist.

Welche Kriterien sollten für den Abschluss einer Partnerschaft auf Fakultäts- bzw. Institutsebene erfüllt werden?

• Geeignete Partner sind international renommierte ausländische Einrichtungen;
• die Zusammenarbeit muss auf eine Dauer von mindestens fünf Jahren tragfähig sein;
• Sicherstellung einer mindestens mittelfristigen Finanzierungsperspektive,
• geplanter fachgebundener Wissenschafts-, Forschungs-, Dozentinnen-/Dozenten- und Studierendenaustausch;
• es muss eine/n Ansprechpartner/-in in der Fakultät geben, der/die Inhalte des Vertrags koordiniert (z.B. Auswahlverfahren für Outgoings, Unterbringung und Betreuung von Incomings).

Finanzierung
Mit der Vertragsunterzeichnung ist keine finanzielle Unterstützung verbunden.

Welche Verfahrensschritte sind zum Abschluss eines Vertrages auf Fakultäts- bzw. Institutsebene notwendig?

Für die Durchführung der Vertragsschließung ist das Rektorat - unter der Federführung durch das Referat Internationales - in Zusammenarbeit mit den beteiligten Fakultäten zuständig.

Dem Referat Internationales sind folgende Unterlagen per E-Mail zu schicken:

• ein mit dem internationalen Kooperationspartner abgestimmter Vertragsentwurf nach dem Vorbild bereitgestellter Musterverträge,
• ein kurzer Bericht mit Erläuterung der durchgeführten und zukünftig geplanten Aktivitäten und Nennung der Ansprechpartner/-innen für die Zusammenarbeit auf beiden Seiten hervorgehen (vollständige Kontaktdaten inklusive E-Mail-Adresse),
• eine Befürwortung der Kooperationsvereinbarung durch den jeweiligen Dekan/die jeweilige Dekanin (E-Mail ist ausreichend)

Nach juristischer Prüfung des Vertragsentwurfs wird der Antrag der Prorektorin Internationales durch das Referat Internationales vorgelegt. Stimmt sie dem Vertragsentwurf zu, erhält das Referat Internationales den Vertrag unterzeichnet zurück. Nach Vertragsunterzeichnung durch die Partnerhochschule ist dem Referat Internationales der Originalvertrag zuzusenden.

Der Abschluss eines Studierendenaustauschabkommens auf Fakultätsebene ist immer dann ratsam, wenn nur eine Fakultät an einer Kooperation mit einer Fakultät oder einem Institut des internationalen Partners interessiert ist, die nur den Austausch von Studierenden beinhalten soll.

Welche Kriterien sollten für den Abschluss einer Partnerschaft auf Fakultäts- bzw. Institutsebene erfüllt werden?

• Geeignete Partner sind international renommierte ausländische Einrichtungen;
• die Zusammenarbeit muss auf eine Dauer von mindestens fünf Jahren tragfähig sein;
• Sicherstellung einer mindestens mittelfristigen Finanzierungsperspektive,
• geplanter fachgebundener Wissenschafts-, Forschungs-, Dozentinnen-/Dozenten- und Studierendenaustausch;
• es muss eine/n Ansprechpartner/-in in der Fakultät geben, der/die Inhalte des Vertrags koordiniert (z.B. Auswahlverfahren für Outgoings, Unterbringung und Betreuung von Incomings).

Finanzierung

Mit der Vertragsunterzeichnung ist keine finanzielle Unterstützung verbunden.

Welche Verfahrensschritte sind zum Abschluss eines Vertrages auf Fakultäts- bzw. Institutsebene notwendig?

Für die Durchführung der Vertragsschließung ist das Rektorat – unter der Federführung durch das  Referat Internationales - in Zusammenarbeit mit den beteiligten Fakultäten zuständig.

Dem Referat Internationales sind folgende Unterlagen per E-Mail zu schicken:

• ein mit dem internationalen Kooperationspartner abgestimmter Vertragsentwurf nach dem Vorbild bereitgestellter Musterverträge,
• ein kurzer Bericht mit Erläuterung der durchgeführten und zukünftig geplanten Aktivitäten und Nennung der Ansprechpartner/-innen für die Zusammenarbeit auf beiden Seiten hervorgehen (vollständige Kontaktdaten inklusive E-Mail-Adresse),
• eine Befürwortung der Kooperationsvereinbarung durch den jeweiligen Dekan/die jeweilige Dekanin (E-Mail ist ausreichend)

Nach juristischer Prüfung des Vertragsentwurfs wird der Antrag der Prorektorin Internationales durch das  Referat Internationales vorgelegt. Stimmt sie dem Vertragsentwurf zu, erhält das Referat Internationales den Vertrag unterzeichnet zurück. Nach Vertragsunterzeichnung durch die Partnerhochschule ist dem Referat Internationales der Originalvertrag zuzusenden.

Der Abschluss eines Inter-Institutional Agreements regelt den Austausch von Studierenden und Dozentinnen/ Dozenten zu teilnahmeberechtigen Universitäten in den 27 Mitgliedstaaten der EU, Island, Liechtenstein, Nordmazedonien, Norwegen, Serbien, der Türkei und dem Vereinigten Königreich im Rahmen des europäischen Bildungsprogramms Erasmus+ (2014-2020) .

Welche Kriterien müssen für den Abschluss eines Erasmus+ Inter-Institutional Agreements erfüllt werden?

• die Erasmus+ Fakultätskoordinatorin/ der Fakultätskoordinator wählt geeignete Partner aus;
• die Partnerhochschule ist im Besitz einer gültigen European University Charta (ECHE),
• die Erasmus+ Fakultätskoordinatorin/ der Fakultätskoordinator hat mit der Partnerhochschule die Inhalte geklärt (z.B. Sprachniveau, Umfang des Studierenden- und/oder Dozentenaustauschs)

Auf welche weiteren Aspekte sollte man bei der Auswahl der Kooperationspartner achten?

Es empfiehlt sich, bei der Wahl der Kooperationspartner darauf zu achten, dass die Studieninhalte an der Partneruniversität möglichst mit denen der TU Dortmund übereinstimmen, damit eine Anerkennung der im Ausland erbrachten Studienleistungen für die Studierenden problemlos erfolgen kann. Ferner ist es ratsam die Partnerhochschulen so zu wählen, dass ein aktiver Austausch in beide Richtungen zu erwarten ist.

Welche Verfahrensschritte sind zum Abschluss eines Inter-Institutional Agreements notwendig?

In jeder Fakultät gibt es eine(n) Erasmus+ Fakultätskoordinator(in), der/die innerhalb der Fakultät für den Austausch zuständig ist. Er/sie sendet die ausgefüllte  Vertragsvorlage per E-Mail an Hella Koschinski, Referat Internationales.

Alle Inter-Institutional Agreements werden zentral von der Erasmus+ Hochschulkoordinatorin im Referat Internationales unterschrieben und an die Partneruniversität geschickt. Wenn das Agreement von beiden Seiten unterschrieben worden ist, erhält die Fakultät automatisch eine Kopie des Vertrages.

Die Inter-Institutional Agreements müssen vor Beginn eines akademischen Jahres und für mehrere akademische Jahre geschlossen werden (das maximale Ende ist jedoch durch die jeweilige Programmlaufzeit der EU vorgegeben - aktuell also das akademische Jahr 2020/2021!).

Schon bald können neue Verträge für das Nachfolgeprogramm Erasmus, das ab 2021 für sieben Jahre in Kraft treten soll, geschlossen werden. Die neuen Vertragformulare sind noch in der Testphase, da sie künftig ausschließlich digital erstellt, unterschrieben und verschickt werden.